5. Osebni asistent/ka hendikepirane osebe

Naloge:
- izvaja vso potrebno pomoč po navodilih in v skladu z željami in potrebami uporabnika. Pomoč zajema vsakodnevna opravila, ki jih posameznik zaradi svojega hendikepa ne zmore opravljati sam;
- izvaja nego in drugo osebno pomoč uporabnika;
- opravlja gospodinjska opravila po navodilih in pod nadzorom uporabnika;
- varno ravna in uporablja gospodinjske, medicinsko tehnične, ortopedske pripomočke in opremo, ki jo potrebuje uporabnik;
- Spremlja uporabnika pri vsakodnevnih opravilih;
- Vozi uporabnika z uporabnikovim ali društvenim vozilom;
- Vodi lastno evidenco dela;
- Spremstvo in pomoč na delovnem mestu in izobraževalnem procesu.

Naštete naloge predstavljajo splošni okvir dela, ki ga osebni asistenti opravljajo po navodilih in ob prisotnosti uporabnikov. Za potrebe natančnejše opredelitve se uporablja profil poklica Osebnega asistenta, ki ga je izdelal YHD.

Zahtevani pogoji:
Potrebna izobrazba: Za delovno mesto ne zahtevamo predpisane izobrazbe
Delovne izkušnje: niso potrebne
Potrebna uporabna znanja:
- znanje slovenskega jezika,
- beleženje prisotnosti na delu,
- poznavanje principov neodvisnega življenja in poznavanje osnov osebne asistence,
- poznavanje razlike med delom osebnega asistenta/asistentke in skrbstvenimi poklici v socialnem in zdravstvenem varstvu,
- poznavanje predpisov iz varnosti pri delu.
Druge kompetence: smisel za delo z ljudmi, odgovornost, točnost, zanesljivost
Nezaželene lastnosti: pokroviteljstvo, usmiljenje, obravnava uporabnika kot bolnika


6. Računovodja/kinja oz. računovodski servis

Kadar opravlja računovodska in finančna opravila za društvo zunanji izvajalec, mora izpolnjevati splošne pogoje za računovodje. Z njim društvo sklene pisno pogodbo, v kateri opredeli medsebojna razmerja in obveznosti. Obveznosti, naloge in odgovornosti računovodje so opredeljene tudi v Pravilniku o finančno materialnem poslovanju društva YHD.

Naloge:
- Priprava in zagotavljanje izvedbe finančnega načrta, periodičnih in zaključnih računov ter analiz poslovanja;
- spremljanje stroškov, odhodkov in prihodkov;
- priprava podlag in predlogov cene storitev in drugih strokovnih podlag za odločanje,
- spremljanje finančnega stanja in poslovanja društva;
- izračunavanje in priprava zahtevkov ter nadziranje porabe proračunskih sredstev,
- izvajanje finančnih transakcij za potrebe društva;
- priprava in obračun plač, boleznin in nadomestil delavcem ter obračun potnih nalogov,
- zbiranje in knjiženje knjigovodskih listin;
- priprava zahtevkov za refundiranje, izdelava temeljnic za plače, razknjiževanje kreditov, izdelava statističnih poročil in drugih obrazcev;
- kontroliranje in likvidiranje poslovnih listin;
- vodenje in kontroliranje v računovodstvu;
- zagotavljanje kakovostnega informacijskega sistema za računalniško podporo;
- spremljanje predpisov s področja računovodstva in financ;
- permanentno individualno in organizirano usposabljanje;
- izpolnjevanje računovodskih kodeksov;
- sestavljanje predpisanih rednih in letnih računovodskih poročil;
- sestavljanje rednih in letnih davčnih poročil;
- izvajanje drugih nalog po nalogu predsednice ali strokovne vodje programa.

Zahtevani pogoji:
Potrebna izobrazba: Univ. dipl. oec ali druga ustrezna smer
Delovne izkušnje: 3 leta delovnih izkušenj
Potrebna uporabna znanja:
- aktivno znanje slovenskega in angleškega jezika,
- znanje osnovnih računalniških programov (Word, Excel, internet)
- Poznavanje programskih orodij za delo v računovodsvu
Druge kompetence:
Natančnost, iniciativnost


4.5 Notranje in zunanje komuniciranje

Postopek vlaganja pritožb, mnenj ali predlogov naših uporabnikov in uporabnic programa NŽH ureja Pravilnik o pritožbenem postopku, ki pa sicer izrecno ne vključuje možnosti vlaganja pritožb drugih deležnikov. Del pravilnika je tudi poseben obrazec pritožbe, ki ga mora vlagatelj izpolniti ob vložitvi pritožbe.
Pravilnik se nahaja v prostorih društva v fasciklu Pravilniki in dokumenti in je objavljen na naši spletni strani, obvestilo o tem pa visi na vidnem mestu v pisarni.

a) notranje komuniciranje
Izmenjava informacij poteka med samimi zaposlenimi koordinatorji programa in osebne asistence dnevno, saj vsi delamo v eni pisarni, preko elektronske pošte ali računalniške mreže, ki jo imamo vzpostavljeno v pisarni, poleg tega pa še enkrat tedensko na skupnih sestankih. Z zaposlenimi asistenti poteka komunikacija individualno po potrebi, običajno enkrat mesečno pa se osebno ali telefonsko preverja, kako poteka delo pri uporabnikih. Za vse osebne asistente organiziramo tudi izobraževanje, kjer se pogovorimo o različnih vidikih osebne asistence. Poleg tega vsako leto organiziramo srečanje in izobraževanje za uporabnike našega programa, kjer izmenjamo informacije, enkrat letno pa predstavimo delovanje društva in naših programov z vsebinskim kot tudi finančnim poročilom vsem našim članom na rednem letnem občnem zboru.

b) zunanje komuniciranje
Naše financerje obveščamo o našem delu v obveznih poročilih, ki jih moramo zanje pripraviti, poleg tega pa jih obveščamo o vseh posebnih projektih, ki jih poleg financiranega programa NŽH prav tako izvajamo in jim ob teh priložnostih pošljemo tudi končne produkte teh projektov (izdaje zloženk, brošur, izvedba okroglih miz, snemanje dokumentarnega filma in spotov za vzpodbujanje zaposlovanja hendikepiranih…). Poleg tega urejamo spletni portal Handyworld, kjer obveščamo vse zainteresirane- tako uporabnike, zaposlene osebne asistente in širšo javnost o pomembnejšem dogajanju tako v našem društvu, programu NŽH kot tudi širše.


5 ZAPOSLENI IN PROSTOVOLJCI

5.1 Zaposlovanje, uvajanje v delo, informiranje in motiviranje

Postopek pridobivanja zaposlenih

Postopek za pridobivanje osebnih asistentov/k poteka običajno v sodelovanju z Zavodom za zaposlovanje, ki napoti in izbere osebe, ki ustrezajo ciljnim skupinam dveh subvencioniranih programov (Invalidi invalidom in Javna dela), preko katerih zaposlujemo delavce. V zadnjih dveh letih vse pogosteje iščemo kandidate tudi preko oglasov v različnih medijih. Nato opravimo predhodne razgovore s temi kandidati, kjer jim predstavimo program Neodvisno življenje hendikepiranih in formalne obveznosti in pravice, ki jih z zaposlitvijo pridobijo in zainteresirane osebe pošljemo na razgovor h konkretnemu uporabniku, ki jim predstavi konkretne delovne naloge, ki se bodo pri njem opravljale in izbere sebi najprimernejšega kandidata ter ga uvede v delo.

Osebni asistent dela po navodilih uporabnika ter ob njegovi prisotnosti in ne nosi posebne odgovornosti za posledice uporabnikovih dejanj. Delo osebnega asistenta je seveda omejeno s tem, da ni gospodinjski pomočnik ali negovalec, vendar pa opravlja vsa dela, ki jih uporabnik želi in potrebuje, kar vključuje tudi gospodinjska opravila in pomoč pri osebni negi.
Osebni asistent je lahko vsakdo- od kandidatov ne zahtevamo posebne izobrazbe (npr. zdravstvene ali socialne smeri). Od osebnega asistenta se pričakuje predvsem odgovornost, točnost, korektnost in zanesljivost, najpomembnejše pa je, da nimajo do hendikepiranih oseb predsodkov, skrbniškega odnosa, da uporabnika ne obravnavajo kot bolnika, saj v takem primeru hendikepiran posameznik ne bi mogel graditi na vzpostavitvi svoje neodvisnosti.

Osebni asistenti so v sklopu izobraževanja, katerega namen je bil oblikovanje modula izobraževanja za osebne asistente, sestavili in potrdili tudi Etični kodeks osebnih asistentov.

Ključni opis nalog za posamezno delovno mesto izvajalcev programa NŽH je opisan pod točko 4.4 tega Poslovnika. Izvajalci programa pri svojem delu upoštevamo tudi Kodeks etičnih načel v socialnem varstvu.

Že več let si prizadevamo tudi za razvoj poklica osebnega asistenta, in sicer z vlogami in poskusi za priznanje profila poklica osebnega asistenta pri pristojnih institucijah. S tem bi se tudi uredil in izboljšal položaj zaposlenih osebnih asistentov, poleg tega pa bi se osebno asistenco ločilo od drugih vrst pomoči na domu.

Spremljanje zadovoljstva osebnih asistentov in asistentk poteka mesečno v telefonskih in osebnih stikih s koordinatorji osebne asistence in na izobraževanjih. Izvajalci pa imamo tedenske sestanke, kjer se pogovarjamo tudi o zadovoljstvu, poleg tega pa enkrat na mesec supervizijo.


V izvajanje programa se letno vključujejo tudi prostovoljci, ki so v veliki večini študentje Fakultete za socialno delo, kjer vsako leto tudi prijavimo učno bazo za določeno število študentov. Njihove naloge v programu so precej različne: prisostvujejo in sodelujejo pri različnih delovnih nalogah socialnega delavca v društvu, spoznavajo življenjske situacije in okolja uporabnikov, sodelujejo pri svetovanju, reševanju konfliktov med uporabnikom in osebnim asistentom, izvajajo osebno asistenco uporabnikom, se družijo z uporabniki, jih spremljajo, nudijo pomoč pri opravilih, sodelujejo pri organizacijskem delu pri pripravi izobraževanj, srečanj uporabnikov ipd. Mentor študentom na praksi je strokovni vodja programa, ki skupaj s koordinatorji osebne asistence in študenti vsako leto posebej pripravi plan njihovega dela, glede na njihove naloge in pričakovanja in glede na potrebe uporabnikov programa.


5.2 Usposabljanje in izobraževanje

Osebne asistente usposobijo za konkretno delo uporabniki, pri katerih delajo, izvajalci programa pa za vse novo vključene osebne asistente organiziramo enodnevno izobraževanje, kjer predavanju in izpitu iz varnosti pri delu za vse novo vključene zaposlene in tiste, ki jim je ta izpit že potekel, sledi drugi del izobraževanja, kjer se jim predstavi same začetke gibanja za neodvisno življenje hendikepiranih v Sloveniji in nato formalno organiziranost v okviru društva YHD, principe neodvisnega življenja in razlike med socialnim in medicinskim modelom oviranosti, principe osebne asistence in poudarke, v katerih se osebna asistenca razlikuje od drugih oblik pomoči. Pri tem se osebnim asistentkam in asistentom še enkrat razloži pomen neodvisnega življenja za posameznika in poudari, da je pravica do izbire načina življenja glede na lastne želje in predstave ena od temeljnih človekovih pravic. Neodvisno življenje hendikepiranih pomeni tudi enakovreden položaj hendikepiranih z nehendikepiranimi, možnost samodeterminacije in aktivnega udejstvovanja v družbenem življenju. Izobraževanje se zaključi s predstavitvijo pravic in obveznosti vseh akterjev v programu in podrobnimi primeri iz prakse. Izobraževanje se organizira, ko se vzpostavi skupina novih osebnih asistentov. Na izobraževanju se vsem udeleženim razdeli tudi vprašalnike o njihovem mnenju o izvedeni aktivnosti in o temah v zvezi z njihovim delom, ki bi jih bilo po njihovem mnenju še potrebno pokriti z izobraževanjem. Na ta način poskušamo naša izobraževanja tudi izboljševati.

Izvajalci programa se udeležujejo izobraževanj in usposabljanj glede na finančne zmožnosti programa.

6 VODENJE VIROV

6.1 Vodenje finančnih virov

a) Pri upravljanju finančnih virov se opravljajo postopki in vodijo evidence v skladu z veljavno zakonodajo. Vodenje računovodskih storitev opravlja zunanji izvajalec CIS d.o.o. na podlagi sklenjene pogodbe. Proces dela vodenja finančnih virov je natančneje opredeljen v Pravilniku o finančno materialnem poslovanju društva in tudi v opisu delovnega mesta koordinator programa II (pod točko 4.4 tega Poslovnika).


b) Društvo YHD izdela letni poslovni načrt na podlagi finančnih in programskih načrtov in vsebuje načrt predvidenih prilivov in odlivov glede na programe, ki jih društvo izvaja. Za njegovo pripravo je odgovoren strokovni vodja programa in koordinator programa II.

c) Spremljanje porabe in interna kontrola se izvaja na podlagi spremljanja prilivov in odlivov in finančnih tabel po programih, kar je odgovornost koordinatorja programa II.

d) Postopke poročanja o upravljanju s finančnimi viri izvajamo skladno z zahtevami sofinancerjev posameznih programov ali projektov ter s poročanjem nadzornemu odboru in nato zboru članov 1-krat letno, za kar je odgovoren strokovni vodja programa. O pripombah in predlogih se vodijo zapisniki.

6.2 Upravljanje z lastnino- infrastrukturo

Društvo YHD ima v najemu od Mestne občine Ljubljana dva prostora, in sicer pisarno na Grablovičevi 62 in klubski prostor na Metelkovi, Masarykova 24. Oba prostora sta opremljena s pohištvom in računalniško ter drugo tehnično opremo. Za opremo, ki je nova, se hranijo garancijski listi v posebnem fasciklu v prostorih pisarne. Konec leta se opravi popis osnovnih sredstev, ki ga pripravi računovodkinja. Tričlanska komisija za popis osnovnih sredstev se sestavi vsako leto znova. Večja tehnična popravila (vrata, električna napeljava, WC…) v pisarni opravlja hišnik. Čiščenje in vzdrževanje prostorov opravljamo sami zaposleni po skupnem dogovoru. Za vso tehnično in informacijsko opremo imamo določene serviserje, katerih seznam visi na steni pisarne.

Varovanje osebnih podatkov je določeno v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, kjer so določeni tudi postopki vzdrževanja računalniške opreme in varovanja prostorov, kjer se ti podatki nahajajo.


7 VODENJE PROCESOV

7.1 Osredotočenost na uporabnike storitev- njihove zahteve in pričakovanja

Programi, ki jih izvajamo v društvu, izhajajo iz konkretnih potreb uporabnikov in so bili oblikovani glede na njihova lastna pričakovanja, potrebe in izkušnje ter zaradi tega daje uporabnikom vso moč odločanja o tem, kako bo določena storitev opravljena. Med izvajalci programa so tudi sami uporabniki storitev.
Naš glavni program Neodvisno življenje hendikepiranih je namenjen vsem hendikepiranim posameznikom/cam, ki si želijo živeti samostojno, avtonomno, aktivno in odgovorno življenje v skladu s svojimi željami in interesi, izven institucionalnih oblik skrbi. V program se lahko vključujejo posamezniki ne glede na vrsto hendikepa, ob vstopu tudi ne zahtevamo potrdil ali dokazov o statusu invalidnosti ali drugih medicinskih dokumentov. Zanima nas le, koliko pomoči posameznik potrebuje in če že prejema kakšno drugo obliko pomoči in v kakšnem obsegu. Vključitev v program in osebna asistenca uporabnikom prineseta predvsem večjo samostojnost in neodvisnost pri opravljanju različnih vsakodnevnih aktivnosti kot tudi večjo avtonomnost v odnosu do drugih družinskih članov oz. oseb, ki hendikepiranemu posamezniku pomagajo v vsakdanjem življenju. Nekaj naših uporabnikov je po vključitvi v program uspelo zapustiti institucije in zaživeti s pomočjo osebne asistence v lastnih stanovanjih glede na svoje želje in predstave.
Pogoj za vključitev v program ni članstvo v društvu, vendar pa imamo določene ciljne oziroma prioritetne skupine za vključevanje v program. Te skupine so predvsem težje telesno hendikepirani, ki potrebujejo več pomoči in ne živijo v institucijah, prav tako pa je pomembno, da uporabnik ni pasiven prejemnik skrbi, temveč aktivno ureja svoje življenje in se vključuje v delovanje in aktivnosti programa. Pogoj za vključitev v program je želja in hotenje živeti neodvisno. V zadnjih letih smo morali oblikovati čakalno listo, ker imamo večji interes posameznikov kot znašajo naše finančne zmožnosti. Prednost imajo mlajši, aktivni (študentje, zaposleni) uporabniki. Starostna omejitev je od 18 do 65 leta z izjemami zaradi posebnih okoliščin ali potreb.

Uporabniki ob vstopu v program podpišejo dogovor, njihov mesečni prispevek pa znaša 100 € v primeru, da imajo več kot 10 ur osebne asistence na teden in 50 €, kadar potrebujejo manj kot 10 ur osebne asistence na teden.
Uporabniki se v program prijavijo sami oz. to tudi zahtevamo, saj želimo od posameznikov, da se aktivno ter odgovorno odločajo in sodelujejo v vseh fazah, ki zadevajo urejanje njihove osebne asistence. Informacije o projektu se širijo predvsem ustno, preko poznanstev in z informativnim materialom. Velikokrat za prve informacije in seznanitev s projektom pokliče kakšen sorodnik uporabnika, Zavod za oskrbo na domu ali CSD. V zadnjem času pa se na nas obrača tudi veliko ljudi, ki je za naš program izvedelo preko medijev ali spletne strani. V programu se uporabnike seznanja s storitvami, pravili, postopki, novimi informacijami preko naslednjih glavnih metod dela:


1. Prvi razgovor z uporabnikom
Prvi stik z uporabnikom je zelo pomemben. Koordinatorji mu predstavimo program, način vodenja osebne asistence in vse pravice, obveznosti in dolžnosti uporabnika, osebnega asistenta in nas kot izvajalcev programa. V prvem razgovoru pa se nam predstavi tudi uporabnik, predstavi nam svoje videnje koriščenja osebne asistence in s tem tudi svoje potrebe glede obsega pomoči. V tem razgovoru, ki poteka v pisarni ali na domu uporabnika spoznamo ne le razmere in okolje, ampak tudi druge osebe (starši, partnerji, drugi sorodniki), s katerimi si uporabnik deli skupni življenjski prostor oz. bivališče. To je zelo pomembno, saj imajo praviloma te osebe nad njim vpliv, lahko ga namreč ovirajo ali pa vzpodbujajo k njegovi neodvisnosti in samostojnosti ali pa imajo do njega specifičen pokroviteljski odnos. Prav zaradi tega pogosto želimo, da del razgovora z uporabnikom opravimo brez njihove prisotnosti. Koordinatorji glede na povedano in tudi nepovedano iz izkušenj ocenimo, koliko veščin ima uporabnik za upravljanje z osebno asistenco. Vsi, ki se obrnejo na nas, tudi ne odgovarjajo kriterijem programa. Glede na izkušnje in razgovor z uporabnikom presodimo ali ga lahko vključimo v program. V določenih primerih uporabnikom, ki ne koristijo osebne asistence, nudimo svetovanje in informiranje, ki je posredno povezano z izvajanjem osebne asistence kot so razpisi za stanovanja, tehnični pripomočki, zakonodajne spremembe, pomoč pri pisanju pritožb…

2. Komunikacija z uporabniki
a) komunikacija z uporabniki po telefonu
Koordinatorji se mesečno pogovarjamo z vsakim uporabnikom; le-ta nas seznanja z dogajanjem povezanim z osebno asistenco oz. načinom izvajanja, upravljanja in koordinacije (morebitne bolniške in drugi izostanki, težave, nesporazumi, problemi med uporabnikom in asistentom, vprašanja glede izpolnjevanja obveznosti osebnih asistentov in uporabnikov), spremembami, ki vplivajo na izvajanje osebne asistence (hospitalizacije uporabnika, spremembe bivališča ter drugih okoliščin, ki posredno ali neposredno vplivajo na potrebe po asistenci).

b) komunikacija z uporabniki- osebni individualni razgovori
Opravljajo se tudi osebni razgovori s posameznimi uporabniki, kadar pa gre za reševanje konfliktov med uporabnikom in osebnim asistentom in drugih zadev, ki potrebujejo poglobljen razgovor ali svetovanje. Glede na problematiko je v določenih primerih pri razgovoru prisoten tudi osebni asistent.

3. Obiski na domu
Zadovoljstvo uporabnikov spremljamo tudi z obiski na domu. To je mogoče najboljši način, ki nam omogoča uvid in seznanitev z razmerami, okoljem in načinom življenja uporabnika oz. načinom izvajanja osebne asistence. Neposredno vidimo, kako uporabnik živi in s tem dobimo jasnejšo predstavo o življenjskem stilu ter drugih okoliščinah, ki vplivajo na kvaliteto storitve oz. nudene asistence. Na podlagi tega lahko nudimo svetovanje ter specifične informacije ali predloge glede določenih »izboljšav« ali mu predlagamo določene »ustreznejše« rešitve, na katere sam ni pomislil. Hkrati lahko podamo jasnejšo oceno o tem, kakšen obseg pomoči nekdo potrebuje. Večkrat se dogaja, da posameznik ne zna ali ni sposoben natančnega definiranja obsega pomoči, ki bi jo potreboval (včasih nekdo pove veliko manj kot se izkaže, da je primerno za doseganje njegove neodvisnosti, drugič pa spet je zahteva uporabnika prevelika, kar bi zaviralo njegovo neodvisnost). Obiski na domu so zato iz vseh teh razlogov zelo pomemben način vrednotenja uspešnosti programa, zelo koristen in ne nazadnje tudi učinkovit. Z obiski se uporabnikom tudi približamo in jih bolje spoznamo, le-ti se do nas odprejo in nam zaupajo in tako omogočijo kvalitetnejše nudenje osebne asistence ter drugih »podpornih« storitev, ki jih izvajalci nudimo z namenom čim večje neodvisnosti in aktivnosti uporabnika. Naša naloga je mnogo širša kot le »priskrbeti« potrebno pomoč in podporo pri vodenju osebne asistence, ampak se sestoji tudi v podpori ter vzpodbujanju uporabnika k neodvisnem življenju. To je seveda proces, ki se mora redno vzdrževati.

4. Srečevanja uporabnikov
Gre za občasna srečevanja z drugimi uporabniki in podajanje predlogov skupnih »izboljšav« izvajanja programa ter zagotavljanja osebne asistence, kar pomeni pomemben način vrednotenja programa s strani uporabnikov. Na srečanjih se obravnavajo tudi skupne težave in ovire, ki jih imajo posamezni uporabniki in si na ta način izmenjavajo izkušnje in nasvete.

5. Skupina uporabnikov
Za reševanje konfliktov in primerov nespoštovanja skupaj sprejetih dogovorov, neupoštevanja pravil in načel na programu ter neizpolnjevanja obveznosti, ki se jim vsak uporabnik zaveže s podpisom dogovora ob vstopu v program, smo oblikovali skupino »starejših« uporabnikov, ki odloča o ukrepih do uporabnika. Večkrat mnenje skupine uporabnikov pozitivno vpliva na razrešitev napetosti, uporabnik pa pridobi občutek odgovornosti.

Informiranje uporabnikov poteka preko spletnega portala Handyworld, spletne strani društva, publikacij o neodvisnem življenju in osebni asistenci, na vsakoletnih izobraževanjih, srečanjih in preko dopisov ali elektronske pošte.

Zadovoljstvo uporabnikov preverjamo periodično in sicer na različne načine:
• z obiski na domu in sestanki v pisarni,
• mesečno, predvsem preko telefonskih razgovorov,
• na srečanjih uporabnikov,
• z individualnimi razgovori z uporabniki in asistenti,
• na izobraževanjih
• z anketnim vprašalnikom na koncu leta, kjer uporabnike povprašamo o njihovem zadovoljstvu z osebno asistenco, z odnosom koordinatorjev in rešitvami problemov, ki se pojavljajo ter o morebitnih predlogih za izboljšanje programa

V Pravilniku o pritožbenem postopku smo opredelili možnost podajanja pritožb in uvedli tudi obrazec pritožbe ter opredelili postopek reševanja pritožb.




7.2. Osredotočenost na financerje – njihove zahteve in pričakovanja

Naše določene usmeritve in načela sodelovanja in pridobivanja donatorjev, sponzorjev in drugih financerjev so usmerjanje v projektno pridobivanje sredstev, kar pomeni prijava na domače in mednarodne razpise.
Naša organizacija je določila:

a) odgovornost in zadolžitve povezane s financami nosi strokovni vodja, koordinator II in računovodkinja

b) odgovornost za obveščanje in poročanje donatorjem, sponzorjem in drugim financerjem o rezultatih danih ali darovanih sredstev nosi prav tako vodja programa, ki poskrbi, da so vsa poročila oddana v roku in ki posamezne naloge glede priprave poročil razdeli med ostale zaposlene izvajalce. Vodi se poseben seznam vseh financerjev, pogodb, višine financiranja in rokov za oddajo poročil. Prav tako seznam vseh poslanih prošenj za donacije in seznam donatorjev. Vsem donatorjem se pošlje zahvala ali na njihovo željo pripravi pogodba in izpisek doniranih sredstev za uveljavljanje dohodnine.

c) metode za ocenjevanje zadovoljstva financerjev in izpolnjevanje njihovih pričakovanj pa so: individualni razgovori, srečanja, vabimo jih na zaključne prireditve, ob zaključnem poročilu jim pošljemo vprašalnik o zadovoljstvu financerjev. Na osnovi vseh teh metod in povratnih informacij se v naše delovanje vnesejo izboljšave.

7.3 Vodenje in izvajanje storitev

Glavni program društva YHD je Neodvisno življenje hendikepiranih in s tem čim bolj dolgotrajno zagotavljanje osebne asistence uporabnikom in uporabnicam, vključenim v program. Poleg tega izvajamo še nekaj programov in projektov, ki so predstavljeni v točkah 2 in 7.1 tega Poslovnika.
Komunikacija z vsemi uporabniki programa NŽH poteka preko elektronske pošte, telefona ali z navadno pošto, da so na ta način o vseh novostih programa obveščeni vsi uporabniki. Ciljne skupine drugih programov obveščamo o dogajanju preko portala in elektronske pošte, v projektu Bontonček pa se preko telefona in pisno obračamo na osnovne šole, saj preko njih pridemo v stik z otroci.
Natančno določeni procesi, ki jih izvajamo, in odgovornosti za določene naloge v okviru programa NŽH, so v prilogi Poslovnika.

7.4 Vodenje in izvajanje projektov oz. programov

V naši NVO v sistematično vodenje projektov in programov vključujemo naslednje korake, ki se nanašajo tudi na zahteve financerjev v razpisni dokumentaciji :
1. določitev ciljev projekta/programa
2. določitev nosilcev in sodelujočih na projektu/programu
3. določitve časovnih okvirov in potrebnih virov za izpeljavo projekta/programa
4. določitve potrebnih okvirnih aktivnosti in morebitnih postopkov izvajanja določenih aktivnosti
5. analizo potrebne dokumentacije v zvezi s posameznimi aktivnostmi (npr. potrebna dovoljenja, listine, potrdila)
6. analizo potrebnih virov za posamezno aktivnost (finančna sredstva, človeški viri, oprema…)
7. določitev odgovornih ljudi za posamezne aktivnosti in časovni okvir
8. pridobivanje eventualnih partnerjev glede na potrebe aktivnosti.

Kontrola aktivnosti na projektu izvajamo na rednih sestankih sodelujočih na projektu/programu (na krajši ali daljši rok – glede na dinamiko projekta) in vodenje njihovih zapisov, dogovorov.
Evalvacija projekta: ob zaključku projekta, pri programih ob koncu leta ocenimo, če smo dosegli cilje – opravimo analizo, evalvacijo na osnovi določenih kriterijev (predvsem, da dobimo povratno informacijo od tistih, katerim je bil projekt/program namenjen)
Arhiviranje dokumentacije projekta: za vsak projekt/program imamo odprte posebne mape, v katere se vlaga vsa dokumentacija, vključno z zapisi izvajanja kontrol in evalvacije projekta/programa (vmesna in končna vsebinska in finančna poročila ali druge oblike zapisov). Pri obsežnejših programih se dokumentacijo vlaga glede na financerje in leto izvajanja programa. Po zaključku projekta, oseba, ki vodi projekt, uredi dokumentacijo in jo shrani.
Seznam projektov: z namenom preglednosti nad projekti in zaradi vodenja rokov za oddajo vmesnih in končnih poročil financerjem se vodi seznam projektov/programov in financerjev ter njihovih pogodb. Na seznamu mora biti razviden financer projekta, čas trajanja pogodbe (pričetek, predviden zaključek), številka pogodbe in obveznosti- roki za vmesna in končna poročila, zahtevki.


7.5 Graditev partnerstev in mreže

V preteklih letih delovanja smo vzpostavili različna partnerstva in postali člani različnih mednarodnih organizacij na osnovi zavzemanja za enake cilje in vrednote in aktivnega prizadevanja za spremembo položaja hendikepiranih posameznikov v družbi.

Odločitev za vključitev v katero od mednarodnih zvez je sprejeta na skupnem sestanku in na podlagi preučitve vseh prednosti, ki jih članstvo v podobni organizaciji lahko prinese.
Tako smo člani ENIL- European Network for Independent Living ki združuje organizacije iz različnih evropskih držav, ki v svojih programih podpirajo filozofijo neodvisnega življenja in uvajajo programe osebne asistence. Izmenjava mnenj, izkušenj in podpore med organizacijami je eden od pomembnih ciljev združevanja. Od leta 2007 smo člani DPI- Disabled People International, ki je mreža nacionalnih organizacij po vsem svetu, ki se zavzemajo za promocijo pravic hendikepiranih preko participacije, zagotavljanja enakih možnosti in razvoja, za promocijo ekonomske in socialne integracije hendikpeiranih in podpore organiziranju hendikepiranih.

V Sloveniji smo eden od ustanoviteljev NSIO (Nacionalni svet invalidskih organizacij) skupaj z naslednjimi organizacijami: Društvo Vita za pomoč po nezgodni poškodbi glave in Sklad Silva z namenom učinkovitega zagotavljanja pravice do neodvisnega življenja, enakih možnosti in nediskriminacije vsem osebam z invalidnostjo ter željo prispevati k hitrejšemu in uspešnejšemu razvoju servisov in storitev, ki bi bili primerljivi in konkurenčni sodobnim evropskim usmeritvam, predvsem pa po meri uporabnikov/ic in možnosti njihove izbire. V svet so se vključili tudi: Sonček- Zveza društev za cerebralno paralizo, Društvo skupina Glas Slovenije, INVALID- Zveza društev invalidov in oseb z invalidnostjo Slovenije.

Sicer pa je povezovanje z drugimi NVO odvisno od razpisnih zahtev posameznega financerja po mreženju. Gre torej za projektno sodelovanje z drugimi organizacijami, ki pa se vzpostavlja glede na želene cilje in doseganje namena projekta ter tudi glede na pretekla sodelovanja. Podobno sodelovanje je bilo vzpostavljeno v projektu Progressing towards equality – an intersectional approach to discrimination (PROTECT), kjer smo sodelovali z Društvom informacijski center LEGEBITRA, Društvom za razvijanje prostovoljnega dela Novo mesto (DRPD), Pravno-informacijskim centrom nevladnih organizacij – PIC ter Mirovnim inštitutom kot nosilcem projekta in v projektu Equal, kjer so bili naši partnerji: Center za neprofitni management, Zavod RS za zaposlovanje, Fakulteta za socialno delo, Mestna občina Ljubljana, Center za poslovno izobraževanje, poleg tega pa smo za potrebe projekta vzpostavili tudi dva transnacionalna partnerstva, s katerimi smo pripravili tudi skupne produkte partnerstva (študije, DVD), ki smo jih predstavili vsem financerjem, oblikovalcem politik in širši javnosti.

8 SPREMLJANJE IN VREDNOTENJE (EVALVACIJA)

8.1 Splošno

V procesu evalvacije se spremlja in vrednoti izvajanje storitev, programov, projektov, zadovoljstvo vseh deležnikov in učinkovitost sistema vodenja.

8.2 Spremljanje procesov

Vključeni smo v proces vpeljevanja enotnega postopka evalvacije izvajanja javnih socialnih programov, ki ga je pripravilo Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve v sodelovanju z Inštitutom RS za socialno varstvo. V postopku evalvacije smo izdelali shemo vseh postopkov, ki jih izvajamo v programu Neodvisno življenje hendikepiranih, in vpeljali način spremljanja vseh teh postopkov glede na porabljen čas in vključenost uporabnikov in izvajalcev v določen postopek. Poleg tega se bo spremljalo zadovoljstvo in učinke programa na uporabnike z opravljenimi vprašalniki ob vstopu v program in po določenem času v programu. Za izvajanje evalvacije je v društvu odgovorna strokovna vodja programa in ena od koordinatork programa.


8.3. Zadovoljstvo deležnikov

Zadovoljstvo deležnikov je za nas pomemben kriterij ugotavljanja naše kakovosti, zato smo vzpostavili metode in postopke za njihovo spremljanje. Naši pomembnejši deležniki, katerih zadovoljstvo spremljamo in nam je posebej pomembno so:
• Uporabniki
• Zaposleni
• Člani
• Naročniki, kot so: MDDSZ, občine, FIHO

Za vsako od navedenih skupin smo izbrali naslednje metode in postopke spremljanja njihovega zadovoljstva:
Svoj vpliv na lokalno skupnost oz. družbo ocenjujemo na osnovi zadovoljstva omenjenih deležnikov in njihovih povratnih informacij. Pomemben pokazatelj so tudi odmevi v medijih, kar spremljamo skozi cliping. Za spremljanje je odgovorna administratorka, ki pripravi tudi letno poročilo o objavah (tabelarični pogled objav).


8.4 Notranje presoje

Notranja presoja se izvaja z namenom ugotavljanja učinkovitosti izvajanja postavljenih notranjih pravil in dogovorov ter izvajanja zakonskih in drugih zahtev ter ustreznosti obstoječega sistema vodenja kakovosti zahtevam NVO dokumenta z zahtevami za kakovost. Notranjo presojo po vnaprej planiranih časovnih intervalih izvajata dve notranji presojevalki, ki imata opravljen tudi izpit iz notranje presoje in sta za to usposobljeni.

Vodstvo organizacije zagotavlja, da se bodo ukrepi za odpravo ugotovljenih odstopanj učinkovito izvedli v opredeljenih rokih in bo poskušalo omogočiti vse potrebne pogoje. Ocene učinkovitosti izvedenih ukrepov se dokumentira.

9 IZBOLJŠEVANJE

V skladu z namenom in usmeritvami društva v trajnostni razvoj in nenehno izboljševanje svojega dela in učinkovitosti se določi sistematičen pristop k vodenju izboljšav, ki vključuje:
a) analiza in ocena obstoječega stanja z namenom identifikacije področij izboljšav: to se naredi s pomočjo ugotovitev notranjih in zunanjih presoj sistema vodenja, evalvacije programa, ki jo izvajamo za ministrstvo in vseh poročil o zadovoljstvu deležnikov,
b) določitev ciljev za izboljšave,
c)iskanje možnih rešitev za dosego ciljev: v to vključimo vse uporabnike programa,
d) vrednotenje teh rešitev in izbira,
e) uvedba izbrane rešitve,
f) merjenje, overjanje, analiziranje in vrednotenje rezultatov uvedbe, da se ugotovi ali so bili cilji doseženi,
g) dokumentiranje sprememb.

Vsako leto posebej strokovni vodja programov določi roke za določitev aktivnosti za izboljševanje.